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Homeoffice nichts Neues für Freiberufler, oder doch?

Homeoffice nichts Neues für Freiberufler, oder doch?

Für viele Firmen ist es seit einigen Wochen komplett neu, dass knapp 99 % ihrer Mitarbeiter von zuhause aus arbeiten. Teilweise hatte Homeoffice auch einen Ruf, von lockeres Leben machen. Doch stimmt das wirklich?

Als Freiberuflerin habe ich seit jeher viel remote gearbeitet. Doch für viele Firmen war dies neu, dass sie im Rahmen der Covid-19 Pandemie ihre Mitarbeiter zu fast 90 % ins Home office versetzt haben. Dies ist vor allem ein gewaltiger Kraftakt, den Unternehmen in kürzester Zeit bewältigen mussten. Die gesamte ITK und technische Ausstattung musste hierfür installiert, angeschafft und aufgelegt werden.

Auch die für die Mitarbeiter ist diese Situation teilweise Neuland. Einige kleine bis mittelständischen Unternehmen kannten bisher die Arbeit über digitale Konferenzen, PM-Boards oder Videomeetings nicht. Und dann auch noch zuhause. Den Raum dafür schaffen, eine eigene Alltagsstruktur aufbauen und in Zeiten der Ausgangsbeschränkung mit geschlossenen Kindergärten sind die Kinder und der Partner zuhause. Sich da ein geordnetes Arbeitsleben aufzubauen, ohne dies vorher gekannt zu haben, stelle ich mir schwer vor.

Das unfreiwillige, improvisierte Homeoffice-Experiment

Doch auch im Bereich der Freiberufler war dies bisher nicht alltäglich. Vor der Corona-Krise gaben rund ein Drittel (32%) der Umfrageteilnehmer des Freelancer Kompass 2019 an, dass sie vorwiegend im Homeoffice arbeiten.

Quelle: Freelance Kompass 2019

Viele Wirtschaftszweige wie Coaches, Dozenten, Trainer oder Berater sind in der Regel zu 63 % beim Kunden vor Ort, in der Uni oder bei ihren Coachees. Mit dem Eintreten der Coronavirus-Krise müssen sich plötzlich auch die Freiberufler anders aufstellen.

Im aktuellen im Video- und Podcast-Chat Corona Update von HORIZONT “Corona Update – Der Agenturmarkt wird eine Pleitewelle erleben” antwortet mit Ronald Focken, Geschäftsführer der Serviceplan Holding auf drei “Führt”-Fragen von HORIZONT-Chefredakteur Volker Schütz; u.a. auf das Thema Videokonferenzen.

In den letzten Minuten des Podcast merkt Ronald Focken an:

Eins ist sicher, wie wir jetzt arbeiten wird für die Zukunft Einfluss haben. Der digitale Anteil, Videokonferenz wird zunehmen – aus Kosten- und Effizienzgründen.

Horizont Podcast mit Ronald Focken

Welche technischen Voraussetzungen und Datenschutzregelungen müssen beachtet werden. Welche digitalen Tools können eingesetzt werden und wie hält man den persönlichen Kontakt aufrecht, um die wirklichen Herausforderungen des Gegenübers und Auftraggebers herauszufiltern und zu lösen.

Wie richtet ihr euch ein ideales Homeoffice Büro ein?

Um effektiv und effizient zu arbeiten, Videokonferenzen durchzuführen, zu telefonieren und 8 Stunden am Tag zu arbeiten, ist ein gutes Raumkonzept unabdingbar. Als Freiberufler wissen wir, dass die Qualität und Wirkung unserer Arbeit ein Erfolgsgarant für eine Empfehlung, Referenz und Wiederbuchung ist. Deshalb ist ein Raum zu Hause, in dem wir gut arbeiten können, besonders wichtig.

Schaffe Dir im Homeoffice einen guten Raum zum Arbeiten.
Ein gutes Raumkonzept zum effektiven Arbeiten im Homeoffice ist wichtig.

Ich selbst ertappe mich, immer mal wieder zusammengekrümmt auf der Couch mit starrem Blick in mein MacBook Pro. Das kann man mal machen, sollte aber nicht die Routine sein. Es gilt sich selbst zu disziplinieren: Haltung und Ausdrucksstärke bekommt man nur bei einem festen Sitz und guter Körperhaltung. Und nebenbei, wir Freiberufler müssen auf unsere Gesundheit achten. Deshalb schaffe dir einen Raum, in dem du arbeitest und der gleichzeitig dein Potenzial zum glänzen bringt.

Wie sieht die technische Ausstattung aus?

Für eine gute technische Ausstattung und digital zu arbeiten, sollte eine schnelle und stabile Internetleitung zur Verfügung stehen. Diverse Meetings werden jetzt und zukünftig per Telefon- und Videokonferenz stattfinden. Gleichzeitig werden viele digitalen Tools zum Einsatz kommen, um Projekte und Personal zu managen.

Eine gute technische Ausstattung ist der Erfolgsgarant für ein zielführendes Homeoffice.

Welche Tools genutzt werden, ist oft abhängig vom Auftraggeber. Denn auch hier gilt vor allem der Daten- und Sicherheitsschutz. Ich habe in den letzten Jahren folgende Tools genutzt:

Telefon- & Videokonferenz-Tools: WebEx, Zoom, Skype, teamviewer, Gotomeeting
Projektmanagement Tools: HQ, asana, Monday, basecamp, agantty, trello, 5pm, projectplace, Redbooth, wrike
Collaborations Tool: Slack, MS Teams, HipChat, Google Hang out
Datenaustausch-Tools: wetransfer, Google Drive, Dropbox

Gleichzeitig benötigst du oft einen VPN-Zugang, um Daten und Dateien auf den Servern des Auftraggebers nutzen zu können. Hierzu wende dich immer an den IT-Verantwortlichen des Kunden direkt.

Neugierde und kreatives Denken sind jetzt gefragt, wenn es darauf ankommt neue Kommunikations- und Arbeitsmethoden zu etablieren und diese ins Virtuelle zu verlagern.

wuv.de

Ich empfehle als Freiberuflerin, sich jeweils einen Business-Account zu zulegen. Die Kosten kannst du über deine Buchhaltung als Ausgaben abrechnen und du wirkst von Anfang an kompetent und professionell.

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Disziplin und Struktur

Es ist nicht immer einfach, gerade jetzt in Zeiten, in den Partnern, Hund und Kinder auch zu Hause sind, sich konzentriert und fokussiert dem beruflichen Alltag zu widmen. Doch es ist wichtig, sich von Anfang an eine klare Routine anzueignen. Homeoffice ist nicht Urlaub, nebenbei arbeiten oder Teilzeitarbeit. Homeoffice und Remote bietet dir eine Möglichkeit, von überall auf der Welt in globalen Teams zu arbeiten. Dafür braucht es aber ähnlich wie im Büro einen klaren Alltagsablauf. Ich habe mich am Anfang oft erwischt, dass ich mich morgens mit einer Tasse Kaffee an den Rechner gesetzt habe und abends noch immer im Couchoutfit die letzten Calls machen sehen. Das ist okay, hat aber nichts mit einer erfolgreichen Arbeitskultur zu tun. Deshalb habe ich mir vor zwei Jahren klare Richtlinien für Homeoffice und Remote-Tage gesetzt. Ich mache mich fertig, wie als wenn ich aus dem Haus gehe und lasse mich von nichts und niemanden ablenken, auch nicht vom Postboten. Dafür räume ich mir genauso wie im Büro Pausen ein. Klare Zeiten, in denen ich meinen Schreibtisch verlasse und Telefonate nur bei Dringlichkeit annehme. Diese Struktur hat dazu geführt, dass ich effektiv, konzentriert und zielgerichtet meine Projekte absolviert habe.

Finde ein zeitliches Ende

Wer als Freiberuflerin unterwegs ist, weiß, dass Arbeitszeiten sicherlich nicht nine-to-five bedeuten. Wenn es keinen Auftrag gibt, arbeitet man trotzdem täglich an seinem Business oder sitzt kopfschüttelnd über der eigenen Buchhaltung. Im Homeoffice und im Remote-Arbeiten verschwinden Zeiten des Ortswechsels und somit auch die Zeiten für Privat- und Berufszeit. Um gesundheitlich und wach für seine Auftraggeber zu bleiben, ist es unabdingbar, dass man sich ein Arbeitszeitfenster setzt. Somit schafft man sich zeitlich die fehlende räumliche Trennung zum Arbeitsplatz und Feierabend.

Mit der Arbeit im Homeoffice geht ein neuer Ansatz für tägliche Aktivitäten und Prozesse einher. Teambesprechungen werden zu Videoanrufen, kurze Fragen werden zu Instant Messages.

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Bleib im persönlichen Kontakt

Wir Menschen sind Rudeltiere und brauchen den Kontakt zu anderen Menschen. Wir brauchen aber auch den Kontakt zu anderen Menschen, um Ideen zu erhalten, Horizonte zu erweitern und Dinge weiterzuentwickeln. Deshalb tausche dich aus und suche den persönlichen Kontakt zum Team. Nutze dabei die digitalen Video-Tools und nach der Coronavirus-Krise fahr einfach mal ins Büro.

Setze regelmäßige Meetings mit deinem Team an und besprecht die wichtigen Dinge des Tages, der Woche und der Zukunft. Agiles Arbeiten heißt auch, agil zu bleiben. Ein tägliches 30 Minütiges Update-Meeting – genannt “Daily” hilft, sich auszutauschen und den gemeinsamen Tagesplan und die erreichten Ziele zu besprechen. Schreib eine Agenda und nutze diese solche Meetings zu strukturieren.

Mit Wissbegierde wird die Ideenorientierung und Offenheit für neue Ideen gemessen. Dies umfasst unter anderem neue Tools und Technologie. Denn mit der Arbeit im Homeoffice geht ein neuer Ansatz für tägliche Aktivitäten und Prozesse einher. Teambesprechungen werden zu Videoanrufen, kurze Fragen werden zu Instant Messages.

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